Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011r. nr 123 poz. 698 tekst jednolity z póź. zm.) Archiwum Urzędu ma status archiwum zakładowego tzn. służy potrzebom jednostki dla której zostało utworzone. Gromadzi się w nim akta niezbędne w bieżącej pracy komórek Urzędu. Część dokumentacji, która zgodnie z obowiązującymi przepisami została zaliczona do kategorii A, czyli wieczystej przekazuje się po 25 latach przechowywania do Archiwum Państwowego w Katowicach.
Na podstawie Zarządzenia Prezydenta Nr 448/2016 z dnia 14 grudnia 2016 r. (zmienionego zarządzeniem 533/2017 z dn. 22.XII.17 i 14/2018 z dn. 15.I.18 r.) w sprawie udostępniania dokumentacji budowlanej oraz materiałów archiwalnych w Archiwum Urzędu Miasta Katowice w Archiwum Urzędu można uzyskać do wglądu dokumentacje budowlaną oraz materiały archiwalne.
Uwaga:
znajdująca się w Archiwum dokumentacja odnosi się tylko do tych obiektów, które w czasie powstawania znajdowały się w ówczesnych granicach administracyjnych miasta Katowice.
W Archiwum są przechowywane i udostępniane rejestry pozwoleń na budowy prowadzone od 1939 r.
Natomiast pozostała dokumentacja budowlana (początki jej sięgają XIX w.) jest niekompletna. Dopiero od 1994 r. istnieje obowiązek przechowywania dokumentacji budowlanej tak długo jak istnieje obiekt. (Prawo budowlane Dz. U. z 2013r. poz. 1409, tekst jednolity z póź. zm.)
Osoba starająca się o wgląd do dokumentów powinna złożyć podanie w Biurze Obsługi Mieszkańców przy Rynku 1, na stanowisku Wydziału Budownictwa. Po przeprowadzeniu kwerendy archiwalnej osoba, która złożyła podanie zostanie listownie powiadomiona o jej wynikach.
Jeżeli dokumentacja budowlana się zachowała zostanie udostępniona do wglądu w Pracowni Archiwum, przy ul. Francuskiej 70, w każdy wtorek i czwartek od godz. 7.30 do 15.30, tel. (32) 705-42-98.
Wzór podania znajduje się poniżej. Podania składane w innej formie są również rozpatrywane.
W Archiwum Urzędu Miasta Katowice, przy ul. Młyńskiej 4, tel. (32) 259-33-52 przechowywana jest także dokumentacja osobowa i płacowa byłych pracowników Urzędu oraz z zlikwidowanych zakładów pracy, które przekazały ją do Archiwum Urzędu.
WYKAZ AKT OSOBOWYCH I PŁACOWYCH PRZECHOWYWANYCH W ARCHIWUM URZĘDU MIASTA KATOWICE
AKTA OSOBOWE
· pracowników umysłowych Śląskiego Zjednoczenia Budownictwa Miejskiego
· pracowników Śląskiego Zarządu Budownictwa
· pracowników Biura Koordynatora Wykonawstwa Szpitalnego
· pracowników Zakładu Eksportu i Usług 'KABEX'
AKTA OSOBOWE I PŁACOWE
· pracowników Urzędu Miasta w Katowicach
· pracowników Zielonej Szkoły 'GŁUCHOŁAZY'
· pracowników Urzędu Rejonowego w Katowicach
· pracowników Samodzielnego Publicznego ZOZ-u dla Szkół Wyższych w Katowicach z lat 1998 - 2001
· pracowników Katowickich Zakładów Produkcji Części Zamiennych Maszyn Budowlanych 'Zremb'-Ochojec
· pracowników Zakładów Mechanicznych Przemysłu Poligraficznego 'Grafmasz' (Katowickie Warsztaty Naprawy Maszyn Drukarskich, Zakłady Maszyn Linotypowych)
· pracowników Zakładów Projektowania Systemów Sterowniczych ('MERAL', 'PROMEL')
· pracowników Przedsiębiorstwa Modernizacji Procesów Technologicz-nych 'NOWATECH'
· pracowników Zakładu Inwestycji Miejskich 'INWEST' w Katowicach (Okręgowa Dyrekcja Rozbudowy Miast i Osiedli Miejskich, Przedsiębiorstwo Budowy Osiedli Robotniczych, Okręgowe Przedsiębiorstwo Inwestycji Miejskich, Rejonowa Dyrekcja Inwestycji)
· pracowników Centrum Komputeryzacji Rynku 'CEKAR' Katowice
· pracowników Zrzeszenia Przedsiębiorstw Izolacji Budowlanej Katowice - 'IZOLACJA'
· pracowników Katowickich Restauracji Dworcowych 'WARS' (zakłady: Katowice, Zebrzydowice, Gliwice, Bielsko-Biała, Czechowice-Dziedzice, bufet: Pszczyna)
· pracowników Zrzeszenia Przedsiębiorstw Przemysłu Wapienniczego w Katowicach
· pracowników Spółdzielni Pracy 'PROMARK' w Katowicach.
· pracowników Spółdzielni Pracy 'ATEX' ('BETEX', 'Konserwator')
· osób prowadzących taksówki osobowe, bagażowe, transport ciężki i konny na terenie Katowic do 1989 r.
Na podstawie przechowywanych akt w Archiwum sporządza się zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu bądź urzędowo potwierdzone kserokopie dokumentów z akt osobowych i płacowych. Wzór podania znajduje się poniżej. Podania składane w innej formie są również rozpatrywane.
Podania oraz załączniki do nich, zgodnie z ustawą o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2014 poz. 1628 z póź. zm.) nie podlegają opłacie. Sporządzone zaświadczenia i kserokopie dokumentów są wysyłane pocztą lub można je odebrać osobiście.