Sposób przekazania informacji o naruszeniu prawa

Informacja o naruszeniu prawa może być przekazana Prezydentowi Miasta Katowice (zwanemu dalej Organem) pisemnie:

1. w postaci papierowej za pośrednictwem operatora pocztowego na adres do korespondencji: Urząd Miasta Katowice-BZB, ul. Pocztowa 9, 40-001 Katowice, skr. poczt. 1316, z dopiskiem na zaklejonej kopercie „Zgłoszenie Sygnalisty Prezydent Miasta Katowice – nie otwierać",

2. w postaci elektronicznej za pośrednictwem przeznaczonego formularza internetowego dostępnego na stronie internetowej: sygnalista.katowice.eu w polu „Zgłoszenia Zewnętrzne", wpisując do formularza adresata: Prezydenta Miasta Katowice.

Warunki objęcia sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Zgłoszenie może dotyczyć uzasadnionego podejrzenia dotyczącego zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby podejmowania takich działań.

Na żądanie sygnalisty Organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie.

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych została wprowadzona Zarządzeniem nr 536/2024 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 20 grudnia 2024 r. Pełna treść Zarządzenia znajduje się TUTAJ.

Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez upoważnionych pracowników urzędu odpowiedzialnych  za przyjmowanie zgłoszeń.

Organ potwierdzi przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile Organ nie otrzymał odmiennego wniosku.

Upoważnieni pracownicy urzędu przekazują zgłoszenie i wyniki wstępnej weryfikacji do Zespołu ds. Obsługi Naruszeń Prawa.

W ramach postępowania, Zespół może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.

Jeżeli weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, Zespół poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Zespół może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.

W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, Zespół przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych oraz poinformuje o tym sygnalistę.

Zespół może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Zespół poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – Zespół pozostawi je bez rozpoznania.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

Termin przekazania informacji zwrotnej

Zespół przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.

Zespół poinformuje sygnalistę, jeżeli odstąpi od podjęcia działań następczych, podając zasadnienie odstąpienia.

Zespół poinformuje sygnalistę o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

Zasady poufności mające zastosowanie do złoszeń zewnętrznych

Ochrona sygnalistów jest zapewniona poprzez:

1. ochronę tożsamości, chyba że organ otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;

2. jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, organ zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;

3. udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia bezstronnych osób, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;

4. zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;

5. ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
   

Zasady przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – zwanego  dalej RODO – informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Katowice, ul. Młyńska 4, 40-098 Katowice, e-mail: urzad_miasta@katowice.eu.

2. Prezydent Miasta Katowice wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych w następujący sposób:

• pod adresem poczty elektronicznej iod@katowice.eu,

• pisemnie na adres siedziby Administratora.

3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu rozpatrzenia zgłoszenia naruszenia prawa zgodnie z art. 8 ust. 1,4 i 8 oraz art. 46 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r.
   o ochronie sygnalistów na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO tj. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.

4. Pani/Pana dane osobowe nie zostaną przekazane innym odbiorcom z wyłączeniem podmiotów uprawnionych do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa.

5. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6. Przysługuje Pani/Panu prawo żądania:

• dostępu do treści swoich danych osobowych,

• ich sprostowania,

• usunięcia,

• ograniczenia przetwarzania,

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.

7. Posiada Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepis RODO zgodnie z art. 77 – na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

8. Podanie danych jest dobrowolne jednak niezbędne do zgłoszenia naruszenia prawa. Konsekwencją niepodania danych osobowy jest brak możliwości dokonania zgłoszenia naruszenia prawa.

Podane przez Panią/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Organu, Zespół podejmuje dalsze kroki w celu zbadania sprawy

i naprawienia naruszenia prawa.

W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego Zespół może przekazać zgłoszenie:

• jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez Organ;

• innej jednostce organizacyjnej, której Organ powierzył zadania w drodze porozumienia.

Organ w ramach działań następczych może w szczególności:

• zawiadomić o zdarzeniu odpowiednie organy ścigania, jeżeli istnieje uzasadnione podejrzenie, że zdarzenie będące przedmiotem zgłoszenia stanowi czyn ścigany z mocy prawa;

• wszcząć kontrolę wewnętrzną;
  

• zastosować wobec osoby, której dotyczy zgłoszenie, środki prawne przewidzianew przepisach prawa, w szczególności takie jak kary porządkowe, wypowiedzenie warunków pracy i płacy obejmujące zmianę dotychczas zajmowanego stanowiska lub rozwiązanie umowy o pracę, wyciągnięcie innych konsekwencji służbowych, a w sytuacji, gdy nadużycia naraziły Miasto Katowice na straty finansowe, skierowanie sprawy na drogę sądową;

• zobowiązać kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta Katowice do podjęcia działań naprawczych, które mają na celu zapobieżenie podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Środki ochrony prawnej sygnalisty

Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

1. odmowie nawiązania stosunku pracy;

2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka
    o podobnym charakterze;

13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14. mobbingu;

15. dyskryminacji;

16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,
    w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego powyżej.

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, powyższe zasady stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji, lub pełnionej służby nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania

w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej

w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.

Ochrona przed ponoszeniem odpowiedzialności przez sygnalistę

Jeśli naruszenie może być dokonane jako zgłoszenie wewnętrzne do podmiotu prawnego, a nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, zachęcamy do skorzystania z tej formy zgłoszenia. Pozwoli ona skutecznie zaradzić naruszeniom w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich

al. Solidarności 7

700-090

Warszawa