Struktura urzędu

Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności:

I. ZADANIA WŁASNE

A. W ZAKRESIE OBSŁUGI URZĘDU

1. Administrowanie budynkami użytkowymi stanowiącymi własność miasta przeznaczonymi na siedziby komórek organizacyjnych Urzędu.

2. Planowanie i realizacja inwestycji oraz remontów w administrowanych budynkach Urzędu.

3. Przeprowadzanie analizy wykorzystywanej powierzchni biurowej w Urzędzie i bieżące zarządzanie nią na potrzeby komórek organizacyjnych Urzędu.

4. Wykonywanie bieżących konserwacji i napraw w zakresie własnym.

5. Zawieranie umów na dostawę mediów i wywóz odpadów.

6. Zawieranie umów na usługi telefonii stacjonarnej i komórkowej.

7. Zawieranie umów najmu na wolne lokale użytkowe i powierzchnie użytkowe

w budynkach stanowiących zasób miasta administrowanych przez Wydział Administracyjny.

8. Zawieranie umów najmu na lokale użytkowe z przeznaczeniem na siedziby komórek organizacyjnych Urzędu.

9. Prowadzenie gospodarki transportowej na potrzeby Urzędu.

10. Obsługa poligraficzna komórek organizacyjnych Urzędu.

11. Ochrona mienia Urzędu.

12. Prowadzenie spraw dotyczących ochrony przeciwpożarowej w budynkach Urzędu.

13. Utrzymywanie czystości i porządku w pomieszczeniach Urzędu.

14. Prowadzenie ewidencji składników majątkowych Urzędu.

15. Wnioskowanie do Komisji Likwidacyjno-Kasacyjnej o likwidację zniszczonego sprzętu biurowego.

16. Niszczenie dokumentacji niearchiwalnej.

17. We współpracy z komórkami merytorycznymi prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie badania sprawozdania finansowego oraz oceny ratingowej miasta.

B. W ZAKRESIE ZAOPATRZENIA URZĘDU W MATERIAŁY SŁUŻĄCE DO BIEŻĄCEJ PRACY

1. Zaopatrywanie komórek organizacyjnych Urzędu w materiały służące do bieżącej pracy:

a/ zakup materiałów biurowych,

b/ zaopatrzenie w publikację i prasę,

c/ zakup biletów komunikacji miejskiej,

d/ wyposażanie w meble i sprzęt biurowy,

e/ zakup materiałów do drobnych remontów przeprowadzanych w budynkach Urzędu,

f/ zakup materiałów do bieżącej eksploatacji urządzeń działających w Urzędzie,

g/ zakup kwiatów na oficjalne uroczystości z udziałem przedstawicieli miasta,

h/ zakup artykułów spożywczych na spotkania oficjalne organizowane w Urzędzie.

2. Zlecanie wykonywania pieczęci urzędowych oraz prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych i innych pieczęci, stempli zamówionych przez Urzędu.

3. Prowadzenie gospodarki magazynowej.

4. Obsługa wyborów.

C. W ZAKRESIE OBSŁUGI JEDNOSTEK POMOCNICZYCH

1. Zawieranie umów najmu na lokale będące siedzibą organów jednostek pomocniczych oraz finansowa obsługa działalności administracyjno-biurowej jednostek.

D. W ZAKRESIE ORGANIZACJI SPOTKAŃ I KONFERENCJI

1. Organizacja spotkań dyplomatycznych Prezydenta.

2. Przygotowywanie sal na spotkania i konferencje organizowane w Urzędzie, w szczególności w zakresie zapewnienia warunków technicznych oraz usług cateringowych

3. Zapewnianie tłumaczenia na oficjalnych spotkaniach przedstawicieli miasta z partnerami zagranicznymi oraz tłumaczenie korespondencji oficjalnej.

4. Sprawowanie bieżącego nadzoru nad sposobem wykorzystania budynku reprezentacyjnego Urzędu - Willi Goldsteinów.

5. Wynajem sal, zapewnienie transportu, rezerwacja noclegów i posiłków na potrzeby konferencji organizowanych przez komórki organizacyjne Urzędu.

E. W ZAKRESIE OBSŁUGI SŁUŻBOWYCH WYJAZDÓW ZAGRANICZNYCH

1. Opracowywanie informacji na temat konferencji i spotkań za granicą, na podstawie wpływających do Urzędu zaproszeń.

2. Przygotowywanie i rozliczanie wyjazdów zagranicznych przedstawicieli miasta.

3. Przyjmowanie zatwierdzonych przez Prezydenta sprawozdań z wyjazdów zagranicznych przedstawicieli miasta.

F. W ZAKRESIE PRZYNALEŻNOŚCI MIASTA DO ORGANIZACJI SAMORZĄDU TERYTORIALNEGO

1. Odprowadzanie składek za uczestnictwo w krajowych i międzynarodowych fundacjach, stowarzyszeniach, związkach i organizacjach, których członkiem jest miasto.

2. Opracowywanie informacji nt działań, inicjatyw oraz propozycji współpracy dotyczących międzynarodowych organizacji i stowarzyszeń i przekazanie do merytorycznie właściwych komórek organizacyjnych.

3. Przeprowadzanie procedury przystępowania do organizacji międzynarodowych podlegających ustawie o zasadach przystępowania jednostek samorządu terytorialnego do międzynarodowych zrzeszeń społeczności lokalnych i regionalnych oraz procedury występowania z tychże organizacji.

G. W ZAKRESIE UBEZPIECZEŃ MAJĄTKOWYCH WSPÓLNYCH

1. Współpraca z brokerem obsługującym scentralizowany program ubezpieczeniowy jednostek organizacyjnych miasta oraz z osobami odpowiedzialnymi za ubezpieczenia z poszczególnych jednostek organizacyjnych.

2. Koordynowanie i nadzór nad Programem ubezpieczeniowym Gminy Katowice (w zakresie ubezpieczeń majątkowych, ubezpieczeń NNW członków OSP oraz ubezpieczeń komunikacyjnych).

H. OPRACOWYWANIE PROJEKTÓW ZARZĄDZEŃ PREZYDENTA, ZARZĄDZEŃ WEWNĘTRZNYCH PREZYDENTA ORAZ PROJEKTÓW UCHWAŁ RADY W ZAKRESIE DZIAŁANIA WYDZIAŁU

II. ZADANIA WŁASNE POWIATU

A. W ZAKRESIE PROWADZENIA BIURA RZECZY ZNALEZIONYCH

1. Prowadzenie dokumentacji rzeczy znalezionych.

2. Przygotowanie pisemnych informacji o przyjęciu lub odmowie przyjęcia rzeczy znalezionych.

3. Przyjmowanie rzeczy i wydawanie ich osobom uprawnionym do odbioru (w tym znalazcy).

4. Prowadzenie postępowań w sprawie:

- przekazania rzeczy archiwum państwowemu,

- przejścia rzeczy na własność Skarbu Państwa (w przypadku zabytków),

- przejścia nieodebranych rzeczy na własność miasta.

III. ZADANIA ZLECONE GMINY

A. W ZAKRESIE OBRONNOŚCI PAŃSTWA

1. Realizacja zadań wynikających z zarządzenia wewnętrznego Prezydenta w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Głównego Stanowiska Kierowania Prezydenta Miasta Katowice.

IV. ZADANIA ZLECONE POWIATU

A. W ZAKRESIE NIEODPŁATNEJ POMOCY PRAWNEJ, NIEODPŁATNEGO PORADNICTWA OBYWATELSKIEGO ORAZ EDUKACJI PRAWNEJ

1. Sporządzanie i rozliczanie porozumień w zakresie udostępniania punktów nieodpłatnej pomocy prawnej.

2. Obsługa organizacyjno-administracyjna punktów nieodpłatnej pomocy prawnej.

V.    ZADANIA W ZAKRESIE NABYCIA WŁASNOŚCI ŚRODKÓW FINANSOWYCH I RZECZY RUCHOMYCH NA RZECZ SKARBU PAŃSTWA STANOWIĄCYCH DOCHODY BUDŻETU PAŃSTWA

Naczelnik Wydziału Grzegorz Kleszcz

Zastępca Naczelnika Wydziału Witold Cieśliński

Zastępca Naczelnika Wydziału Renata Matras