Adres: ul. Młyńska 4, pok. 302
Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności:
I. ZADANIA WŁASNE
A. W ZAKRESIE SPRAW KANCELARYJNYCH
1. Prowadzenie rejestrów zarządzeń Prezydenta.
2. Koordynowanie spraw w zakresie rozpatrywania petycji, skarg i wniosków:
a/ prowadzenie rejestru skarg i wniosków i rejestru petycji,
b/ bieżące monitorowanie i sporządzanie okresowych analiz wpływających do Urzędu skarg, wniosków i petycji,
c/ nadzór nad załatwianiem skarg, wniosków i petycji przez komórki organizacyjne,
d/ nadzór nad prawidłową realizacją zadań związanych z organizowaniem przyjęćinteresantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków,
e/ przygotowywanie miesięcznych harmonogramów przyjęć w ramach skarg i wniosków.
3. Obsługa organizacyjna posiedzeń Prezydenta - prowadzenie dokumentacji posiedzeń, a w szczególności:
- przyjmowanie materiałów dotyczących spraw wnoszonych na posiedzenia i weryfikowanie ich pod względem formalnym,
- sporządzanie ustaleń/protokołów z posiedzeń.
4. Prowadzenie wykazu związków gmin i powiatów, krajowych: fundacji, stowarzyszeń, organizacji itp., w których reprezentantem jest miasto.
5. Przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego aktów prawnych i dokumentów tj. zarządzenia, informacje, komunikaty, obwieszczenia i ogłoszenia (z wyjątkiem aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym stanowionych przez Radę).
6. Zapewnienie organizacji obsługi administracyjnej Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta.
7. Przyjmowanie, weryfikacja, przekazywanie do urzędu skarbowego oraz udostępnienie w Biuletynie Informacji Publicznej oświadczeń majątkowych Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, osób zarządzających i członków organu zarządzającego miejską osobą prawną oraz osób upoważnionych do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Prezydenta Miasta Katowice.
B. W
ZAKRESIE SPRAW ORGANIZACYJNYCH
1.
Opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu,
regulaminu pracy i innych regulaminów oraz instrukcji, związanych
z funkcjonowaniem Urzędu.
2.
Współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi.
3. Prowadzenie
analiz organizacji pracy Urzędu, przedkładanie wniosków
dotyczących usprawnień i zmian struktury organizacyjnej oraz
zakresów działania komórek organizacyjnych.
4. Przygotowywanie
projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta oraz prowadzenie
ich rejestru.
5. Prowadzenie
wykazu statutów oraz regulaminów organizacyjnych podległych
jednostek organizacyjnych.
6. Współpraca
z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu przy
opiniowaniu
projektów statutów i regulaminów nadzorowanych jednostek
organizacyjnych miasta.
7. Współdziałanie
z merytoryczną komórką organizacyjną w przygotowywaniu
projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Prezydenta dotyczących
tworzenia, reorganizacji i likwidacji jednostek organizacyjnych, za
wyjątkiem jednostek oświatowych.
C. W
ZAKRESIE SPRAW KADROWYCH
1. Prowadzenie
spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników
jednostek organizacyjnych.
2. Prowadzenie
spraw dotyczących zatrudnienia i zwalniania w ramach stosunku
pracy
na podstawie:
a/ wyboru,
b/ powołania,
c/ umowy
o pracę.
3. Nadzór
nad dokonywaniem okresowych ocen pracowników Urzędu i kierowników
jednostek organizacyjnych.
4. Prowadzenie
spraw rentowych i emerytalnych pracowników i kierowników
jednostek organizacyjnych.
5. Prowadzenie
spraw płacowych, w tym nagród jubileuszowych, dodatków
funkcyjnych, stażowych i innych.
6. Kontrola
porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie.
7. Organizowanie
szkoleń i dokształcania zawodowego pracowników Urzędu i
kierowników jednostek organizacyjnych.
8. Prowadzenie
praktyk i staży.
D. W
ZAKRESIE OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW
1. Organizacja
pracy stanowisk bezpośredniej obsługi klientów zewnętrznych w
Biurze Obsługi Mieszkańców.
2. Prowadzenie
kancelarii ogólnej:
a/ przyjmowanie
przesyłek wpływających do Urzędu,
b/ rejestracja
korespondencji wpływającej do Urzędu i wychodzącej z Urzędu,
c/ przekazywanie
bieżącej korespondencji komórkom organizacyjnym Urzędu,
d/ prowadzenie
wykazu ogłoszeń sądowych i innych organów oraz wywieszanie
ich
na tablicy ogłoszeń w gmachu Urzędu.
3. Prowadzenie
stanowiska Informacji w Biurze Obsługi Mieszkańców.
4. Potwierdzanie
profilu zaufanego E-PUAP.
5. Obsługa
stanowiska systemu tłumaczenia języka migowego on-line w Biurze
Obsługi Mieszkańców.
E. /skreślony/
F. W
ZAKRESIE SPRAW ADMINISTRACYJNYCH
1. Organizacja
działalności Archiwum:
a/ przejmowanie
do Archiwum z komórek organizacyjnych Urzędu dokumentacji
spraw
zakończonych,
b/ ewidencjonowanie,
przechowywanie, zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji,
c/ udostępnianie
przechowywanej dokumentacji pracownikom Urzędu, na
podstawie
wniosku, w celu załatwiania spraw,
d/ przeprowadzanie
kwerend archiwalnych,
e/ doradzanie
komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania
z
dokumentacją,
f/ przygotowywanie
materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum
Państwowego
w Katowicach,
g/ inicjowanie
brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej
komisyjnym
brakowaniu,
h/ przeprowadzanie
skontrum oraz porządkowanie dokumentacji,
i/ sporządzanie
rocznych sprawozdań z działalności Archiwum,
j/ udostępnianie
dokumentacji osobom spoza Urzędu na podstawie zezwolenia
Prezydenta lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Obsługa
akt osobowych i płacowych zgromadzonych w Archiwum:
a/ sporządzanie
zaświadczeń o okresie zatrudnienia oraz wydawanie
potwierdzonych
kserokopii z akt osobowych i płacowych,
b/ sporządzanie
(we współpracy z Wydziałem Księgowo – Rachunkowym) zaświadczeń
o okresie zatrudnienia i wynagrodzeniu,
c/ udostępnianie
akt osobowych w sprawach służbowych upoważnionym
pracownikom
miejskich jednostek organizacyjnych.
3. Prowadzenie
Pracowni Archiwum:
a/ udostępnianie w pracowni
Archiwum przy współdziałaniu z Wydziałem Architektury i
Budownictwa dokumentacji budowlanej do wglądu pracownikom Urzędu,
stronom, osobom trzecim,
b/ sporządzanie
w Pracowni Archiwum potwierdzonych kserokopii akt budowlanych.
G. W
ZAKRESIE ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH
1. Prowadzenie
spraw socjalnych pracowników Urzędu:
a/ świadczenie usług socjalnych w
zakresie pomocy materialnej dla pracowników Urzędu, emerytów i
rencistów /byłych pracowników Urzędu/.
H. OPRACOWYWANIE PROJEKTÓW
ZARZĄDZEŃ PREZYDENTA, ZARZĄDZEŃ WEWNĘTRZNYCH PREZYDENTA ORAZ
PROJEKTÓW UCHWAŁ RADY W ZAKRESIE DZIAŁANIA WYDZIAŁU
II. ZADANIA
POWIATOWE
1. Prowadzenie spraw osobowych
kierowników jednostek organizacyjnych przejętych dla realizacji
zadań wynikających z ustawy o
samorządzie powiatowym.
2. Prowadzenie dokumentacji
związanej z powoływaniem i odwoływaniem lub opiniowaniem przez
Prezydenta kandydatur na kierowników miejskich służb i inspekcji.
3. Prowadzenie polityki kadrowej w
zakresie obsady stanowisk służbowych zapewniających przygotowanie
oraz sprawne funkcjonowanie systemu kierowania bezpieczeństwem
narodowym.
Naczelnik Wydziału Monika Maniecka
Zastępca Naczelnika Wydziału Ewa Krawiec