Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności:
I. ZADANIA WŁASNE
A. W ZAKRESIE SPRAW KANCELARYJNYCH
1. Prowadzenie rejestrów zarządzeń Prezydenta.
2. Koordynowanie spraw w zakresie rozpatrywania petycji, skarg i wniosków:
a) prowadzenie rejestru skarg i wniosków i rejestru petycji,
b) bieżące monitorowanie i sporządzanie okresowych analiz wpływających do Urzędu skarg, wniosków i petycji,
c) nadzór nad załatwianiem skarg, wniosków i petycji przez komórki organizacyjne Urzędu,
d) nadzór nad prawidłową realizacją zadań związanych z organizowaniem przyjęć interesantów zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków,
e) przygotowywanie miesięcznych harmonogramów przyjęć w ramach skarg i wniosków.
3. Obsługa organizacyjna posiedzeń Prezydenta - prowadzenie dokumentacji posiedzeń, a w szczególności:
a) przyjmowanie materiałów dotyczących spraw wnoszonych na posiedzenia i weryfikowanie ich pod względem formalnym,
b) sporządzanie ustaleń/protokołów z posiedzeń.
4. Prowadzenie wykazu związków gmin i powiatów, krajowych: fundacji, stowarzyszeń, organizacji itp., w których reprezentantem jest miasto.
5. Przekazywanie do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Śląskiego aktów prawnych i dokumentów tj. zarządzenia, informacje, komunikaty, obwieszczenia i ogłoszenia (z wyjątkiem aktów podlegających ogłoszeniu w dzienniku urzędowym stanowionych przez Radę).
6. Zapewnienie organizacji obsługi administracyjnej Wiceprezydentów i Sekretarza Miasta.
7. Przyjmowanie, weryfikacja, przekazywanie do urzędu skarbowego oraz udostępnienie w Biuletynie Informacji Publicznej oświadczeń majątkowych Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, osób zarządzających i członków organu zarządzającego miejską osobą prawną oraz osób upoważnionych do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu Prezydenta Miasta Katowice.
B. W ZAKRESIE SPRAW ORGANIZACYJNYCH
1. Opracowywanie projektu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy i innych regulaminów oraz instrukcji związanych z funkcjonowaniem Urzędu.
2. Współpraca z zakładowymi organizacjami związkowymi.
3. Prowadzenie analiz organizacji pracy Urzędu, przedkładanie wniosków dotyczących usprawnień i zmian struktury organizacyjnej oraz zakresów działania komórek organizacyjnych.
4. Przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw Prezydenta oraz prowadzenie ich rejestru.
5. Prowadzenie wykazu statutów oraz regulaminów organizacyjnych podległych jednostek organizacyjnych.
6. Współpraca z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu przy opiniowaniu projektów statutów i regulaminów nadzorowanych jednostek organizacyjnych miasta.
7. Współdziałanie z merytoryczną komórką organizacyjną Urzędu w przygotowywaniu projektów uchwał Rady oraz zarządzeń Prezydenta dotyczących tworzenia, reorganizacji i likwidacji jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem jednostek oświatowych.
C. W ZAKRESIE SPRAW KADROWYCH
1. Prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych.
2. Prowadzenie spraw dotyczących zatrudnienia i zwalniania w ramach stosunku pracy na podstawie:
a) wyboru,
b) powołania,
c) umowy o pracę.
3. Nadzór nad dokonywaniem okresowych ocen pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych.
4. Prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych.
5. Prowadzenie spraw płacowych, w tym nagród jubileuszowych, dodatków funkcyjnych, stażowych i innych.
6. Kontrola porządku i dyscypliny pracy w Urzędzie.
7. Organizowanie szkoleń i dokształcania zawodowego pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych.
8. Prowadzenie praktyk i staży.
D. W ZAKRESIE OBSŁUGI MIESZKAŃCÓW
1. Organizacja pracy stanowisk bezpośredniej obsługi klientów w Biurze Obsługi Mieszkańców.
2. Prowadzenie kancelarii ogólnej:
a) przyjmowanie przesyłek wpływających do Urzędu,
b) rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu,
c) przekazywanie bieżącej korespondencji komórkom organizacyjnym Urzędu,
d) prowadzenie wykazu ogłoszeń sądowych i innych organów oraz wywieszanie ich na elektronicznej tablicy ogłoszeń Urzędu.
3. Prowadzenie stanowiska Informacji oraz Punktu podawczego w Biurze Obsługi Mieszkańców.
4. Potwierdzanie profilu zaufanego.
5. Obsługa stanowiska systemu tłumaczenia języka migowego on-line w Biurze Obsługi Mieszkańców.
6. Prowadzenie centrali telefonicznej Urzędu.
E. W ZAKRESIE SPRAW ADMINISTRACYJNYCH
1. Organizacja działalności Archiwum:
a) przejmowanie do Archiwum z komórek organizacyjnych Urzędu dokumentacji spraw zakończonych,
b) ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji,
c) udostępnianie przechowywanej dokumentacji pracownikom Urzędu, na podstawie wniosku, w celu załatwiania spraw,
d) przeprowadzanie kwerend archiwalnych,
e) doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją,
f) przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do Archiwum Państwowego w Katowicach,
g) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym brakowaniu,
h) przeprowadzanie skontrum oraz porządkowanie dokumentacji,
i) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności Archiwum,
j) udostępnianie dokumentacji osobom spoza Urzędu na podstawie zezwolenia Prezydenta lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Obsługa akt osobowych i płacowych zgromadzonych w Archiwum:
a) sporządzanie zaświadczeń o okresie zatrudnienia oraz wydawanie potwierdzonych kserokopii z akt osobowych i płacowych,
b) sporządzanie (we współpracy z Wydziałem Księgowo-Rachunkowym) zaświadczeń o okresie zatrudnienia i wynagrodzeniu,
c) udostępnianie akt osobowych w sprawach służbowych upoważnionym pracownikom miejskich jednostek organizacyjnych.
3. Prowadzenie Pracowni Archiwum:
a) udostępnianie w pracowni Archiwum przy współdziałaniu z Wydziałem Architektury i Budownictwa dokumentacji budowlanej do wglądu pracownikom Urzędu, stronom, osobom trzecim,
b) sporządzanie w Pracowni Archiwum potwierdzonych kserokopii akt budowlanych.
F. W ZAKRESIE ZAKŁADOWEGO FUNDUSZU ŚWIADCZEŃ SOCJALNYCH
1. Prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu:
a) świadczenie usług socjalnych w zakresie pomocy materialnej dla pracowników Urzędu, emerytów i rencistów (byłych pracowników Urzędu).
G. OPRACOWYWANIE PROJEKTÓW ZARZĄDZEŃ PREZYDENTA, ZARZĄDZEŃ WEWNĘTRZNYCH PREZYDENTA ORAZ PROJEKTÓW UCHWAŁ RADY W ZAKRESIE DZIAŁANIA WYDZIAŁU
II. ZADANIA POWIATOWE
1. Prowadzenie spraw osobowych kierowników jednostek organizacyjnych przejętych dla realizacji zadań wynikających z ustawy o samorządzie powiatowym.
2. Prowadzenie dokumentacji związanej z powoływaniem i odwoływaniem lub opiniowaniem przez Prezydenta kandydatur na kierowników miejskich służb i inspekcji.
3. Prowadzenie polityki kadrowej w zakresie obsady stanowisk służbowych zapewniających przygotowanie oraz sprawne funkcjonowanie systemu kierowania bezpieczeństwem narodowym.
Naczelnik Wydziału Ewa Krawiec
Zastępca Naczelnika Wydziału Joanna Cieślak