Struktura urzędu

Do zakresu działania Wydziału należy w szczególności:

I. ZADANIA WŁASNE

A. W ZAKRESIE FUNKCJONOWANIA MIEJSKIEJ STRONY INTERNETOWEJ

1. Koordynowanie przepływu informacji oraz ich weryfikacja - z poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu, przeznaczonych do umieszczania na stronach www.

2. Nadzór nad treścią merytoryczną informacji na stronach www.

3. Monitorowanie i nadzorowanie profili miasta w mediach społecznych.

B. W ZAKRESIE PROMOCJI

1. Przygotowanie, wdrożenie i aktualizacja strategii promocji miasta.

2. Opracowywanie programów promocji miasta na podstawie działań prowadzonych przez Prezydenta i poszczególne komórki organizacyjne Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem realizowanych inwestycji miejskich.

3. Opracowywanie, nadzór i koordynacja kampanii wizerunkowych miasta.

4. Prowadzenie i koordynacja badań społecznych, działań ankietowo-sondażowych na potrzeby Wydziału i we współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi Urzędu.

5. Uczestniczenie w imprezach o charakterze promocyjnym, w tym wystawy, targi, misje gospodarcze, spotkania itp.

6. Koordynacja współpracy miasta z zewnętrznymi organizatorami inicjatyw służących promocji Katowic, bądź metropolii.

7. Prowadzenie i koordynacja polityki wydawniczej miasta w zakresie wynikającym z założeń polityki promocyjnej.

8. Współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu przy promowaniu miasta w kontaktach z podmiotami krajowymi.

9. Prowadzenie obsługi Centrum Informacji Turystycznej.

10. Prowadzenie bazy zdjęciowej na potrzeby działalności promocyjnej miasta.

11. Koordynacja i redakcja korespondencji Prezydenta w zakresie zaproszeń, odpowiedzi na listy oraz reakcji na listy otwarte, życzenia, pisma okolicznościowe, listy gratulacyjne itp.

12. Koordynacja i redakcja korespondencji Prezydenta dotyczącej wykonywania funkcji reprezentacyjnej przez Prezydenta w zakresie udzielania patronatów honorowych i udziału w Komitetach Honorowych.

C. W ZAKRESIE PROMOCJI WSPÓŁPRACY Z ZAGRANICĄ

1. Opracowywanie priorytetów współpracy zagranicznej Katowic, wynikających ze strategii rozwoju miasta, polityki regionalnej w zakresie kontaktów międzynarodowych oraz działań prowadzonych przez organizacje samorządu terytorialnego.

2. Koordynacja współpracy zagranicznej realizowanej przez poszczególne komórki i jednostki organizacyjne miasta, w szczególności z miastami partnerskimi.

3. Organizacja wizyt delegacji zagranicznych przyjeżdżających do Katowic na zaproszenie Prezydenta, przedstawicieli miast partnerskich oraz międzynarodowych organizacji miast i samorządów.

4. Utrzymywanie kontaktów z organizacjami i stowarzyszeniami działającymi w oparciu o umowy dotyczące współpracy z miastami partnerskimi, w szczególności z Domem Miasta Saint-Etienne w Katowicach i Stowarzyszeniem Współpracy i Przyjaźni Katowice-Miszkolc.

5. Współpraca z polskimi placówkami dyplomatycznymi i gospodarczymi oraz przedstawicielstwami samorządu terytorialnego za granicą.

6. Współpraca z Urzędem Marszałkowskim oraz Urzędem Wojewódzkim w zakresie spraw międzynarodowych, w szczególności dotyczących:

a/ misji gospodarczych,

b/ regionalnych projektów współpracy z zagranicą.

7. Współudział w organizacji imprez promujących miasto za granicą.

8. Koordynacja spraw związanych z przynależnością miasta do organizacji międzynarodowych.

D. W ZAKRESIE DZIAŁALNOŚCI MIĘDZYNARODOWEGO CENTRUM KONGRESOWEGO

1. Realizacja zadań wynikających z postanowień Umowy Koncesji na usługi Organizacji Imprez i Zarządzania Międzynarodowym Centrum Kongresowym w tym osiągnięcia wskaźników rezultatu.

2. Ewidencja ilościowa i ilościowo-wartościowa składników majątkowych obiektu Międzynarodowego Centrum Kongresowego.

3. Przeprowadzanie inwentaryzacji obiektu Międzynarodowego Centrum Kongresowego

   i jej rozliczanie.

4. Koordynowanie i monitorowanie zgodności działań Stron z warunkami Umowy Koncesyjnej na Usługi Organizacji Imprez i Zarządzania Międzynarodowym Centrum Kongresowym i Halą Widowiskowo-Sportową Spodek w Katowicach.
   

E. W ZAKRESIE PROWADZENIA CONVENTION BUREAU KATOWICE

1. Podejmowanie działań na rzecz pozyskiwania kongresów, konferencji, targów, wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych dla Katowic.

2. Współpraca z organizatorami kongresów, konferencji, targów, wydarzeń korporacyjnych i motywacyjnych oraz z Poland Convention Bureau, miejskimi i regionalnymi Convention Bureaus oraz branżowymi stowarzyszeniami przemysłu spotkań w Polsce i zagranicą.

3. Utrzymywanie bieżącego kontaktu z operatorami obiektów konferencyjnych i targowych w Katowicach w celu przygotowania oferty miasta.

4. Prezentowanie oferty związanej z promocją Katowic jako atrakcyjnej destynacji dla przemysłu spotkań zainteresowanym podmiotom, m.in. podczas krajowych i zagranicznych targów, warsztatów i wydarzeń.

5. Tworzenie bazy danych dotyczących infrastruktury kongresowej i okołokongresowej.

6. Monitoring wydarzeń biznesowych organizowanych w Katowicach i województwie śląskim.

7. Pomoc w nawiązaniu bezpośrednich kontaktów z lokalną branżą turystyczną.

8. Koordynacja, realizacja i weryfikacja ofert zakupu świadczeń promocyjnych zgodnie z uchwałą Rady Nr LIII/1257/14 z dnia 10 września 2014 roku w sprawie realizacji działań promocyjnych Miasta Katowice związanych z rozwojem turystyki biznesowej na terenach poprzemysłowych w Katowicach.

9. Udział w pracach Komisji ds. oceny wniosków ws. organizacji w Katowicach wydarzeń biznesowych zgodnie z „Instrukcją wewnętrzną dotycząca obiegu dokumentów w przypadku otrzymania przez miasto oferty zakupu świadczeń promocyjnych w związku z wydarzeniami biznesowymi organizowanymi na zrewitalizowanych terenach poprzemysłowych.

10. Monitoring mediów branżowych.

11. Opracowywanie, realizacja i nadzór nad realizacją programów i dokumentów związanych z rozwojem turystyki biznesowej w Katowicach.

12. Prowadzenie działań w zakresie promocji turystyki biznesowej z wykorzystaniem Internetu, w tym:

a/ opracowanie i wysyłka newslettera,

b/ prowadzenie strony internetowej www.convention.katowice.eu i www.mck.katowice.eu

13. Udział w Programie Ambasadorów Kongresów Polskich.

14. Koordynowanie i monitorowanie zgodności działań Stron z warunkami Umowy Koncesji na Usługi Organizacji Imprez i Zarządzania Międzynarodowym Centrum Kongresowym i Halą Widowiskowo-Sportową Spodek w Katowicach.

F. OPRACOWYWANIE PROJEKTÓW ZARZĄDZEŃ PREZYDENTA, ZARZĄDZEŃ WEWNĘTRZNYCH PREZYDENTA ORAZ PROJEKTÓW UCHWAŁ RADY W ZAKRESIE DZIAŁANIA WYDZIAŁU

Pracownicy

Naczelnik Wydziału Marta Chmielewska